Social Media Policy: consigli, suggerimenti ed esempi pratici per realizzarla

February 14, 2012 — Leave a comment

Twitter is a great place to tell the world what you’re thinking before you’ve had a chance to think about it.” – Chris Pirillo

Questa divertente quote di Chris Pirillo ci aiuta a riprendere un discorso già affrontato in parte con l’analisi del caso Costa Crociere ( http://www.sociallearning.it/social-media-crisis-management-il-caso-di-cos ) e che richiama all’attenzione un aspetto molto interessante e spesso – purtroppo – messo in secondo piano.

Ciò che mi piacerebbe condividere in questa sede sono alcuni spunti e alcune riflessioni, esempi concreti e casi studio tratti dalla rete e che vertono sul tema della costruzione di una social media policy: ovvero di una serie di regole (anche se sarebbe meglio dire di consigli) attorno a cui organizzare i comportamenti e gli atteggiamenti dei propri dipendenti e collaboratori.

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Capita – e le notizie sono anche parecchie in questo ultimo periodo – di leggere di dipendenti che perdono il loro lavoro o vengono scartati a colloqui di selezione per un’incapacità o – meglio – una mancata consapevolezza nell’uso dei social media. Sono numerosi i casi di “leggerezza” in questo senso che lasciano un segno – alle volte anche pesante – sia sulla reputazione del brand sia sulla vita dei singoli dipendenti.
E’ per questo motivo che la costruzione di una policy e di una serie di assett fondamentali che riguardando un corretto uso dei social media è quanto mai importante per regolarne l’attività e rendere tutti più sereni e più liberi.

La prima premessa da fare – quasi scontata, ma sempre doverosa – è che la policy sui social media – così come la strategia da impiegare nel loro utilizzo – è quanto di più sartoriale esista: non esistono ricette pronte o pillole magiche, ma solo esempi a cui ci si può ispirare per costruire il proprio prodotto che sarà chiaramente pensate e ritagliato, appunto, sulle nostre singole e assolutamente specifiche esigenze.

Cerchiamo di vedere assieme alcuni punti fondamentali.

Fare chiarezza sull’utilizzo dei canali
A cosa ci riferiamo? Di che cosa stiamo parlando? Come sottolinea questo interessante articolo ( http://www.inc.com/guides/2010/05/writing-a-social-media-policy.html ) il termine “policy” è un cappello generale attorno a cui ruotano tutta una serie di “regole” molto specifiche.
Il primo punto da chiarire potrebbe essere proprio quello legato alla comprensione dei canali verso i quali ci stiamo aprendo e della definizione di regole specifiche al loro interno. Va da sé che – pur con una base comunque – questi consigli saranno diversi e personalizzati secondo il canale identificato

Utilizzate le regole dei social media
Può sembrare una banalità ma una social media policy deve basarsi sulle regole dei social media: trasparenza, integrità, rispetto verso gli altri e attitudine alla conversazione sono le basi dalle quali partire. Un esempio di alcune regole generiche che si applicano in qualunque contesto lo trovate in questo interessante documento che fornisce alcune utili indicazioni e consigli su come relazionarsi ( http://www.shiftcomm.com/downloads/socialmediaguidelines.pdf )

Chi, come quando e perché
Quando si definiscono delle regole e delle practice è importante definire non solo i motivi che hanno spinto a questa decisione ma anche – e soprattutto – chi se ne dovrà occupare e dettagliare molto bene quali saranno i ruoli in questo senso. Policy e Strategy vanno di pari passo e devono essere relizzate l’una a partire dall’altra e viceversa. Solo in questo modo si potrà evitare di realizzare un modellino capace di funzionare solo in linea teorica.
Chiarire inoltre le motivazioni che ci portano alla definizione di una policy e sottolineare l’importanza che i social media hanno raggiunto in azienda è sempre un’ottima base di partenza

Proteggere le informazioni personali e delicate
Come indicato anche in questo articolo ( http://socialfresh.com/a-template-to-help-start-your-social-media-policy/ ) il rispetto delle norme legali, delle informazioni personali, della privacy e di qualunque informazione confidenziale legata al brand deve essere trattata in modo riservato e confidenziale: nel rispetto del lavoro di tutti.  

Keep it simple!
Forse la regola più importante, cercate di essere semplici, diretti efficaci: non dovete fornire un breviario o un manuale di istruzioni per l’uso complicatissimo da usare. Ma dei suggerimenti, utili, efficaci e, perché no, piacevoli da impiegare. Coca Cola ad esempio ( http://www.thecoca-colacompany.com/socialmedia/ ) ha organizzato il tutto attorno a 7 regole/principi guida fondamentali:

  • LEADERSHIP : The courage to shape a better future;
  • COLLABORATION : Leveraging our collective genius;
  • INTEGRITY : Being real;
  • ACCOUNTABILITY : Recognizing that if it is to be, it’s up to me;
  • PASSION : Showing commitment in heart and mind;
  • DIVERSITY : Being as inclusive as our brands; and
  • QUALITY : Ensuring what we do, we do well.

Qui di seguito a mo’ di conclusione una serie di documenti utili da cui trarre spunto e a cui ispirarsi per la realizzazione della propria policy dedicata ai social media.

KODAK

Red Cross (Blogging Guidelines)

Red-Cross-Red-Crescent-SocialMedia-Guidelines

TNT (Italia)

In rete sono poi presenti alcune raccolte di Social Media Policy famose.
La migliore (che conta, al momento in cui si scrive, oltre 195 policy) è questa: http://socialmediagovernance.com/policies.php#axzz1mM6vcG2x

Foto di apertura – http://www.flickr.com/photos/perspective/

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